仕事効率化の秘訣！パソコンデータ管理のための３つの鉄則

パソコンのデータの保管方法について、ご相談いただいたので、記事にしました。

動画編集、デザイナー、写真家、データアナリストのように、扱うデータの数や量が膨大になる仕事だと、特に悩ましいことかと思います。

仕事のデータを整理しておくことで、必要なデータにすぐにアクセスでき、コスパよく、安全に保管することができます。

この記事では、データの整理方法３ステップと、データ保存方法３つについてご紹介します。

データの整理方法３ステップ

1. ルールを決める

データ整理の最初のステップは、「整理のルールを決める」です。

1. ファイルやフォルダの名前づけのルールを設定する
2. データ分類のカテゴリ決める

たとえば、ファイル名には「作成日_内容_バージョン番号」を含める、プロジェクトごとにフォルダを分ける、などのルールを設けます。

明確なルールを決めて、一貫してそのルールを適用することで、データの検索時間を短縮できます。

たけ

各職業ごとのファイル名とフォルダ分類の例を、表形式でまとめました。

一貫した名付けのルールとフォルダの構造を維持すると、ファイルを効率よく管理でき、検索する時間を減らせます。

ぜひ参考にしてみてください。

2. 削除する or バックアップ

次に、既存のデータを見直し、不要なファイルは削除します。

不要なファイルを削除することで、ストレージの空き容量を確保し、パソコンの動作速度やスムーズ度がアップします。

たけ

私の例だと、デザインの元データがあれば、pngやjpgで出力した画像ファイルは削除しています。
「いつでも出力できるからいいや〜」という感じです。

重要なデータは、バックアップをとって、安全に保管しましょう。

バックアップは、クラウドサービスや外付けHDDを利用して、いくつか違う場所にコピーを保持するとより安全です。

定期的にバックアップを取ることで、データの損失リスクを最小限にできます。

たけ

クラウドサービスや外付けHDDなどの保管方法については、後述します

3. 点検する

最後のステップは、定期的にデータの点検を行うこと。

バックアップの確認、ファイルの整理状態のチェック、古くなったデータの見直しをします。

３つのデータ保存方法のメリット・デメリット

パソコンのデータを、パソコンに保存する方法のほかに、クラウドサービスや外付けHDDについて比較していきます。

パソコン（内蔵HDD/SSD）

• メリット： アクセス速度が速く、すぐにデータを開くことができる。
• デメリット： パソコンが故障するとデータが失われる可能性がある。

クラウドサービス

• メリット： どこからでもアクセス可能で、データの共有が容易。自動バックアップ機能がある。
• デメリット： 大容量データの場合、費用がかさむ。インターネット接続が必要。

外付けHDD

• メリット： 大容量のデータ保存が可能で、PCのデータ容量を節約できる。
• デメリット： パソコン同様、物理的な損傷や故障のリスクがある。

たけ

パソコンの動作速度やスムーズ度を上げるには、クラウドや外付けHDDの利用がおすすめです。

主な商品やサービスを表にまとめました。

クラウドサービスと外付けHDDについて

おすすめ商品の比較表（詳細版）

カテゴリ	製品名	無料プラン	有料プラン	特徴
	Google Drive	15 GB	100 GB: 約210円/月 or 2 TB: 約1,050円/月	Googleアプリと連携
	Dropbox	2 GB	Plus 2 TB: 約1,200円/月	ファイル共有に便利
	Microsoft OneDrive	5 GB	100 GB: 約200円/月、Microsoft 365 Personal 1 TB: 約850円/月	Office製品と連携
	Apple iCloud	5 GB	50 GB: 約130円/月、200 GB: 約400円/月、2 TB: 約1,300円/月	Apple製品間でシームレス
	Western Digital My Passport	外付けHDD	1 TBモデル: 約8,000円〜	カラーバリエーションが豊富、パスワード保護機能付き
	Seagate Backup Plus	外付けHDD	1 TBモデル: 約18,000円〜	自動バックアップソフト付き
	Toshiba Canvio Basics	外付けHDD	1 TBモデル: 約6,000円〜	コスパが良い、USB 3.0対応で高速転送
	LaCie Rugged Mini	外付けHDD	1 TBモデル: 約13,000円〜	耐衝撃・耐圧・耐水設計で頑丈、クリエイティブプロフェッショナルに人気

クラウドサービスは、データのアクセスや共有のしやすさがウリです。大量のデータを扱う場合は、適切な有料プランを選びましょう。

外付けHDDは、大容量のデータを安価で保存したい場合に適しています。

クラウドサービスと外付けHDDと両方使ったほうがいいの？

たけ

メリットもデメリットもあるから、自分に合うように選ぶのがおすすめです

クラウドサービスと外付けHDDの両方を使う？メリット・デメリット

メリット

1. データをしっかり守れる
   クラウドと外付けHDDの両方に保存しておけば、片方が壊れても、もう片方からデータを取り出せるので安心です。
2. どこでもデータにアクセス
   クラウドを使えば、外出先や出張中でもインターネットがあればデータを見れます。外付けHDDがあれば、ネットがない場所でも大切なデータを見れます。
3. お金と使いやすさのバランスが取れる
   外付けHDDは一度買えばたくさんのデータを安く保存でき、クラウドは必要に応じて容量を増やせます。ニーズに合わせて使い分けができるのがメリットです。

デメリット

1. 管理が少し大変
   ２つの保存方法を使うと、どこに何を保存したか管理しなければならなくなり、ちょっと面倒に感じるかもしれません。どちらが最新バージョンかを把握できるよう、名前付けのルールを徹底する必要があります。自動で同期されない場合は、手動でのデータ更新が必要です。管理不十分だと、バージョンの不一致や更新ミスが起こる可能性があります。
2. コストがかかる
   外付けHDDの購入費用と、クラウドの利用料がかかります。
3. セキュリティの問題
   大切なデータを守るため、どちらにも注意が必要です。外付けHDDは紛失や盗難に注意し、クラウドはパスワードをしっかり管理しましょう。

たけ

可能なら、２つを使い分けるといいように思います。

頻繁にアクセスするデータはクラウド、長期保存データはHDD、とか。

必要な用件は、主体的にチェックしにいくので、問題ありません。

以上、データの整理方法３ステップと、データ保存方法３つについてご紹介しました。

データの整理方法は次の３ステップ。量が増えて手に負えなくなるうちに、対処しておくのがおすすめです。

データの保存方法は、パソコン（内蔵HDD/SSD）、クラウドサービス、外付けHDDの３つについてご紹介しました。

仕事のデータを整理しておくことで、必要なデータにすぐにアクセスでき、コスパよく、安全に保管することができます。

どれもメリットデメリットがあるので、自分に最適なもの、方法を選べるといいなと思います。

Thank you for reading

竹本ひろこ｜コンテンツ組み立て人

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