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私は、個人事業の会計業務に、freee会計を利用しています。日常的に利用していて思うのは、「取引の登録に意外と時間がかかる」「もっと効率的に入力できたらいいのに」ということです。
「私と同じように感じている方も多いかもしれない」と思って、最近見つけた方法を記事化しました。
会計業務はビジネスに不可欠ですが、手動での取引登録や仕訳作業に時間を取られてしまうと、他の重要な業務に支障が出ることもあります。特に証憑書類の紐付け作業は手間がかかりがちでストレスでした。
freee会計には効率化のための便利な機能が多数用意されているにも関わらず、利用方法がいまいちわかっていませんでした。この記事では、会計業務の時間短縮と精度向上を目指し、取引登録を効率的に行う方法を具体的にご紹介します。
取引登録とは？
freee会計のダッシュボードでは、銀行口座やクレジットカードと連携した入出金履歴が表示されます。この中で「登録待ち」となっている取引に対して、次の作業を行います。
- 勘定科目の登録
取引の内容に応じて適切な勘定科目を選びます。 - 取引先の登録
取引先が誰かどこの会社なのかを記録します。特に定期的な取引先を登録しておくことで、次回以降の入力がスムーズになります。 - 証憑書類の紐付け
電子帳簿保存法に対応するためには、取引に関連する請求書や領収書を適切に保存することが必要です。freee会計を利用することで、これらの証憑書類を電子データとして紐付け・保存できます。
電子帳簿保存法に対応した証憑書類の管理
電子帳簿保存法により、取引に関する書類の電子保存が認められていますが、適切に管理しなければなりません。freee会計では、この法律に対応した機能があり、証憑書類の効率的な整理・保存が可能です。
電子帳簿保存法とは？
電子帳簿保存法は、税務署が承認する一定の条件下で、帳簿や証憑書類を電子データとして保存することを認める法律です。この法律により、紙の書類を電子化して保存することが可能になり、書類管理の手間が軽減されます。しかし、適切な保存方法を守らなければ、法的な効力が認められない可能性もあるため、注意が必要です。
毎週の作業の流れ
- 書類のアップロード
請求書や領収書は入手次第、freeeにアップロードします。あとで書類を探す手間が省けて、取引登録がスムーズに進みます。 - 取引の登録
口座連携で取得した取引について、「自動で経理」から勘定科目と取引先を登録します。この段階では証憑書類の紐付けは行わず、取引の登録を優先します。これにより、効率的に入力を進めることができます。 - 書類の紐付け
後から、アップロードされた請求書や領収書を既存の取引に関連付けます。取引未登録の書類は、から確認できます。取引から書類が紐づいているかの確認は「取引」から可能です。
証憑書類管理をスムーズにする準備方法
1.メールアプリの自動振り分け機能やラベル付け機能を活用
freee会計で証憑書類を効率よく管理するためには、メールアプリのフィルタ機能を活用するのがおすすめです。
請求書や領収書に関連するメールに自動でラベルを付けるように設定しておくと、必要な書類をすぐに見つけられます。
例えば、「請求書」「領収書」といったキーワードを含むメールにラベルを自動付与する設定を行えば、freeeにアップロードする際にメールを検索する手間が省けます。
受信トレイすっきり！Gmailの自動振り分け設定の方法 2.請求書や領収書のリスト化
取引先の会員ページやメールで送られてくる請求書や領収書のリンクをリスト化しておくことも効果的です。Googleスプレッドシートなどで、各取引先のダウンロードリンクをまとめた一覧表を作成しておくと、必要な時にすぐアクセスでき、書類のダウンロードがスムーズに行えます。ブラウザで必要なサイトのURLをブックマークしておくだけでもよさそうです。
このように、毎週の会計処理を円滑に進めるための準備をしておくと、後々の作業負担が軽減されます。
作業効率を上げて楽しよう
freee会計には便利な機能がたくさんあり、うまく活用することで、業務の効率が大幅に向上します。特に、電子保存に関する要件を満たすための証憑書類管理は、Gmailのフィルタ機能やリンクリストの活用でさらに便利になります。freee会計を使って、証憑書類の管理を簡略化し、法的要件を満たしながら会計業務をさくさく進めましょう。
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