2019年1月20日(木)仕事の書類整理術セミナー@心斎橋

【講座のご感想】復習がてら書類整理の手順をご紹介

生活する意欲を「片づけ」で支える 片づけのプロ×看護師 竹本ひろこです。

本日11月21日、仕事の書類整理術セミナーを開催しました。

おうちでも会社でも!探さない・迷わない・お待たせしない!仕事の書類整理術セミナー

時間がおしてしまって、受講されてのご感想はうかがえずです。でしたが、翌日いただきました!

先にご紹介させていただきます。

講座のご感想

ありがとうございます!

ワークスペースの写真をお持ちでしたので、具体的なお話をお聞きしました。

そのお話の内容を踏まえ、講座内容とも重複する部分はありますが、ひとまず整理の手順をご紹介します。

今日、ご受講してくださった方の復習を兼ねて、講座とはちょっと違う視点も入っているので、ご参考になればと思い、書いています。

書類整理の手順

  • 手順1
    理想の暮らしを考える
      

    「『理想の暮らし』を考えなかったら、失敗した」という私のエピソードを、『ときめく魔法で片づけられるのか?私の失敗談』という記事でご紹介しました。

    整理というのは、選ぶ技術です。

    「今」「これからこうありたい」そのために、必要なものを選び、残します。

    そのために必要なのが、頭の中の整理です。

  • 手順2
    基準を作る
     

    仕事の書類は、使わないからと言って中身を確認せずに「全捨て」はできませんね。

    重要な書類を誤って廃棄してしまっては、必要な時に困ってしまいますよね。

    不便なだけならまだしも、罰せられることもあるのです。

    これも仕事の書類を扱ううえでの「基準」ですね。

  • 手順3
    時間と場所を決める

    大量にモノがある場合は、なかなか終わりが見えてこず、「気づいたらもうこんな時間!?」と、茫然とすることがあるでしょう。

    時間も空間も限りがあります。

    • どれくらいの時間を使えそうか。
    • どの場所(モノ)からとりかかるか。

    を決めて、それ以上はやらないようにしましょう。

     

  • 手順4
    まずは分けることから始める
     

    「減らしたい」「整理収納したい」というときに、大量にモノや書類がある場合、まずは「分ける」こと。

    これが大切です。

    大量のモノをさばくときは、先ほどの「基準」はちょっと横に置いておいて、ひたすら分けます。

    どうやって分けるかというと、グループで分けるのです。

    「要る・要らない」とか「使う・使わない」とかでなく、人別・ジャンル別・年度別などです。

     

    ひたすらその作業をしてから、判断できるくらいの量まで絞れたら、必要なものを選びます。

    分けている間に、明らかに要らないものが出てきたら、もちろん処分します。

    最初に決めた場所が終わったら、あるいは時間がきたら、一旦終了しましょう。

     

    どれくらいの量をどれくらいの時間かかったか、記録するために写真を撮ったり、時間を測っておくと、次回の作業の参考になります。

  • 手順5
    不要なものを処分する
     

    書類は、目的別に3つの種類に分けられます。

    • 今使っている書類
    • 一定期間保存が必要な書類
    • 参照する書類

    高原真由美著『徹底図解 成果が必ず出る! ビジネス整理術』参照

    この中でよ~く選んでいただきたいのが、『一定期間保存する書類』と『参照する書類』です。

    「いつか使うかもしれない」という理由で取っておきがちでなんですよね。

    量が多すぎると管理が大変になります。

    いざ書類が必要となったとき、目的のモノを探すのに時間がかかってしまうので、不要な書類は減らしましょう。

ここまでが、整理の手順です。

タイプ別に向いている整理収納の方法

認知や行動の特徴や傾向でタイプを分けることができ、それを整理のしやすさと結び付けることで、作業効率が上がります。

講座では、目的の書類をすぐに探せるようにするため、そしてただ単に取っておくのではなく、しっかり活用するための工夫をお伝えしています。

そのひとつが、タイプ別の分類法だとか収納法です。

MEMO

ライフオーガナイザーがよく使う『利き脳片づけ®』については、『利き脳ってなに?』という記事に書いてありますよ。

 

何年も何十年も仕事をしていると、書類探しは無意識ですが、そこに自分の探し方の特徴があるはずです。

  • 「文字」や「数字」のラベリングがおすすめ
  • 直感的にわかる「色分け」がおすすめ

というのは、「目的の『あの書類』を探す」という、手掛かりにはなると思います。

定位置を決めて、わかるようにすればいいのです。

でも、そうではなくて「この状況に『ふさわしい書類』を探す」というもっと高度な探し方をしつつ、すぐに見つけられるようにするのであれば、もっと工夫が必要です。

どんなふうに自分が書類を探しているのか、タイトルや属性で判断しているのか、書類の中身の情報量なのか、それとも絵や図などの視覚的なわかりやすさなのか…。

そして書類の量や収納スペースによっても探しやすい収納、ほどよく収められる方法が違ってきますよね。

それでもって、そこに、自分の好みも加わってきます。

複雑ですね…。

 

なので、先に収納グッズを買ってしまうと、「それが使えない」ムダとか「使うために自分が収納グッズに行動を合わせる」なんていうムリが生じてきます。

この講座では、整理しきって、ムダな時間をなくし、使える時間を生み出すことを目的にしています。

計画を立てみるけど続かないタイプの方、途中でどうやったらいいかわからない方も、整理しきっていただくために、後日30分オンライン相談を受けていただけるように無料で付けています。

2018年は、あと1回を予定しています。

12月13日(木)10:30~12:30 心斎橋のエリア・ベンチャーズ本店です。

講座の詳細はこちらをご覧くださいね。

おうちでも会社でも!探さない・迷わない・お待たせしない!仕事の書類整理術セミナー

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