8/29(木)心斎橋で「書類整理の会:確定申告備える編」開催

お客様の声 、いただいたらどうする?

【無料イベント案内】 これで変わった!私たちの片づけストーリー

大阪府堺市北区なかもずにて、「これで変わった!私たちの片づけストーリー」という片づけのセミナーイベントを開催しました。

共催 HTオーガナイザー/認定NPO法人大阪NPOセンター
協賛 株式会社公益社

まず、アンケートにご回答いただきましたお客様の声を少しご紹介。(掲載許可分のみ)

お客様の声

お客様の声

  • スライド・スクリーンを使用した説明は特にわかりやすかった。
  • 参考になりました。ありがとうございました。
  • いろいろな体験に基づく話を少しずつ聞けて良かったです。

ご協力ありがとうございます。

 

これらのアンケートは、もちろん紙に記入いただいております。

イベント内のパネルディスカッションでは、書類整理についてのご質問をいただきましたので、ここからは、この後の処理や行き先をご紹介します。

個人情報が記載されたアンケート用紙の管理・処分方法の例

いただいたアンケートは、「デジタル化」します。

スキャナーやスマホアプリでスキャンして、デジタルデータとして管理し、あとはシュレッダーで処分します。

なぜ処分するの?

紙のままで取っておくと、収納がパンパンになり入りきらなくなります。書類をため込んだ後の処理は、情報量が多いので、非常に時間がかかります!なので、デジタルデータとして管理できるものは、積極的に処理していきましょう。

①まず、注意しなければならない個人情報の取り扱い

アンケートには個人情報も記載されていますので、取り扱いは厳重に。法律と自社のルールに従います。

*不要な個人情報はあえて取得しないという方法もあります。

②必要な情報を入力する

個人情報を取得する場合は、リストに入力します。今回のアンケートでは、私は個人情報は取得しないので、何かのリストに入力することもありませんでした。集計して数値化する場合も、別途入力などします。

③スキャン

1枚の紙として確認したいってことがあると思うんです。私は一度に大量にスキャンできる機器を持っていないので、一枚ずつスキャンしています。

④PDF化

それをPDFという、紙の見た目に近いデータにします。画像データよりも容量を抑えることができる(ことが多い)のです。OCRは非常に便利です。

OCR(Optical Character Recognition/Reader、オーシーアール、光学的文字認識)とは、手書きや印刷された文字を、イメージスキャナやデジタルカメラによって読みとり、コンピュータが利用できるデジタルの文字コードに変換する技術です。

OCR | OCRとは | メディアドライブより

私はOCR機能、メモ機能などがある、Evernoteを使っています。

⑤まとめる

ひとつの「フォルダ」にまとめます。共有するのであれば、「パスコードロック付きの圧縮フォルダ」にして、メールに添付します。

「フォルダ」にジッパーが付いたものが「圧縮フォルダ」

*セキュリティのため、パスコードは別送します。

⑥原本は裁断処理

データ取得も終わって、送信できたら、原本はシュレッダーで裁断処分します。(細かく裁断できる、「マイクロシュレッダー」はおすすめです。)

⑦処分

シュレッダーで裁断した用紙は、リサイクルできないので、普通ごみとして処分します。

*紙ごみにはなりません。

まとめ

  1. お客様の声は、事業改善のための貴重なご意見です。
    活用できるように管理しましょう。
    いただいた個人情報は特に、厳重に管理しましょう!
  2. 書類整理は、ため込まない工夫も必要です!
    基本は手にしたときに、自分に必要かどうかの判断を。

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