2019年1月20日(木)仕事の書類整理術セミナー@心斎橋

確定申告、書類の保管方法は?

確定申告書の提出はもう済みましたか?

生活する意欲を「片づけ」で支える 看護師×片づけのプロ 竹本ひろこです。

私は昨日、郵送しました。

初めての確定申告 確定申告書類を提出前に修正…

たけもと

確定申告される方は、控えも提出していますか?

たけもと

どうやって保存していますか?

たけもと

どこに収納していますか?

と、いきなり質問責めしたところで私の場合は…。

確定申告の控え

何かのときに必要になることがあるそうで。控えをもらうことにしました。

何かのときとは、ローン申請や奨学金を受けるとき。

収入の証明になるそうです。

 

私は郵送したので、原本と控えを一緒に郵送し、返信用封筒と切手を貼ったものも同封します。

後日、押印された控えが返送されます。

確定申告関係の書類の保存

*青色申告の場合の話をします。

青色申告の場合の帳簿関係書類の保存期間

  • 帳簿・決算関係の書類、現金・預金の取引等の関係書類は7年間
  • その他の書類は5年間

個人事業の帳簿や契約関係の書類は全て7年間は保存しておくとすれば間違いありません。

7年分も保存…。

取引の量が多いと、それだけ書類のかさも増えます。

そして、会計ソフトで帳簿作成している私のような場合も、作成した帳簿をプリントアウトして紙として保存しておく必要があります。
電子データでの保存は、後から改ざんできる可能性があるので、紙の保存が原則です。

ただ実際には、税務調査が入るとなったときに、プリントアウトして提出するという方法をとるのも現状のようです…。

税務署では、いつプリントアウトした書類かわかりませんもんね。

 

そこで活用したいのが電子データでの書類保存です。

国税庁・電子帳簿保存法について

参考 電子帳簿保存法について国税庁

デジタルで帳簿を保存する方法は2つ

COMで保存

たけもと

COMって何?

全く一般的ではないと思いますので、次の方法へ。

興味のある人は調べてみてください。ややこしいから。

スキャナ文書で保存

また、事前に申請を出して一定の用件を満たし、管轄の税務署長から承認をもらうことが前提です。

それができれば、 帳簿やその他の書類などを電子データとして保存しておくことも可能です。

さらに認可がおりれば、請求書や納品書なども、 スキャンして電子データとして保存しておくことができます。

 

年々、文書の電子保存のハードルがさがっている様子です。

税務署がお暇になったら、ぜひ申請しにいきたいと思います。

</p> <p>後日談</p> <p>
税理士さんに質問しました。全然一般的じゃなくて、税理士さんも調べてご報告くださいました。とにかく承認されるようになるまでの手続きが煩雑なんです。

確定申告関係の書類の収納方法

去年の夏、ダイソーで購入したA4書類が入る箱です。

白にグレーのプリントが好み。

ここにドンと入れます。

いちおうこういうものに入れています。

しょっちゅう出し入れしないから、2辺が開いているクリアフォルダでなくこちらをチョイスしました。

「A4書類がゆったり入るサイズ クリアポケット」 byダイソー。

たけもと

ゆったりがポイントですね

はじめはA4書類サイズの茶封筒に入れるつもりでしたが、茶封筒を使うことが多く、コスパのよいこちらを先日購入したのでした。

茶封筒に手書きだとテンションがあがらないので、印刷してみました。

ただ単に、中村佳子さんの収納を見て、「素敵♪」とマネしてみただけでもあります。

そして一番外側に入れる。

来年分も印刷しておこうと思ったけど、次は元号が変わることに気づきました。

書類は電子化していないので、クリアポケットにパンパンに入っています。

そして、立てて収納しておきたいタイプなのですが、中身が少ないもんで、当分積み重ねでいきます。

きれいに保管していてうれしいのは、税務調査官と収納マニアだけでは…?

たけもと

黄色いふせんの内容は、個人事業主には関係ないことがわかったので、はがしておきました

7年分ここに収納します。

今のところは、鍵をかけてクローゼットの枕棚に収納しています。

 

年数がたつと重くなるから、下に置かないと。

重みのせいで取り出しが危険になりますし、箱もつぶれますからね。

これが安心です。

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