書類・情報の整理に!私が無料で使っているオンラインストレージ

 

情報収集大好き。

 

片づけのプロ×看護師 竹本ひろこです。

 

おたよりの整理の方法(デジタル管理)を前回までに、紹介しました。


 

今回は、私のビジネスの情報の整理のうちの、オンラインストレージ(クラウドストレージ)を紹介します。

オンラインストレージとは、
インターネット上でファイルを共有するサービスのことです。

 

 

書類の管理で困っていませんか?

紙ベースの書類管理で困ること

スペース

放っておくと、どんどんオフィスや家庭に入り込んでくる紙・書類。

分けて、減らして、処分する…、このサイクルがうまく回っていないと、あっという間にスペースが占拠されてしまうかも?

時間

  • 探すのに時間がかかる

めあての書類がすぐに見つかるしくみができていれば、問題ありませんが、そうでなければ大変です。

探している間、お相手を待たせてしまうこともあります。

紛失なんてことがあれば、時間のロス。信用にかかわるかも?

  • 整理するにも時間がかかる

書類はモノの体積のわりに、整理するのに時間がかかります。

片づけのプロも、いちばん最後に作業することが多いジャンルが書類です。

手間

処分するにも手間がかかります。

2017年5月30日に個人情報保護法が改正され、事業者はたった1人であっても、個人情報は厳重に適切に行うことが義務付けらました。

個人情報や機密文書は、シュレッダーで裁断して、情報漏えいを防ぐ必要があります。

脅威

  • 子ども

私のように、自宅で仕事をしている人、または職場に子どもがいる人だと、紙の1点ものは子どもの手の届かないところで管理しなければいけませんね。

破る・汚す・なくすなんてこと、ありませんか?

私には、苦い経験があり…。

書類ではありませんが、幼い息子に、デジタルカメラをクローゼットの扉の蝶番付近に、家の鍵をソファの下に、隠された(置かれた)ことがあり、大変な目に遭いました。

 

 

オンラインストレージのメリットとデメリット

 

オンラインストレージのメリット

 

 

スペース、時間、手間、子どもからの脅威という問題を解消できます。

  • スペースはデータにアクセスする機器ぶんあればOK
    外出先でもアクセスできるから、紙の荷物が減ります。
  • 時間もかからない
    私は紙ベースより、デジタル文書のほうが早くアクセスできます。
    デジタルには、「検索」という機能があるからです。
  • 手間に関してもクリアしています。
    処分は「ゴミ箱」に入れて完全に削除します。
    「アクセス権限者」が「意図的に見る」ことをしなければ、情報は守られます。
  • 子どもの脅威から守るには、その機器のアクセスコードを守るだけ。
  • 万一、機器が壊れても、アクセスできるのも強みです。

オンラインストレージのデメリット

 

  • 慣れないと使いにくい
  • 情報漏えい
    オンラインストレージは、インターネット上で情報を共有することでした。
    アクセスコードや共有設定、データへのリンクURLの管理には注意が必要です。
    *情報漏えいで企業が処罰される事例も、ニュースになっていますね。
  • アクセスコード、パスワードの管理が手間

私にはメリットが大きかった

ということで、オンラインストレージを利用しています。

 

紙を処分してすっきりしました

あまり使わないものは、ワークスペースからなくすと、作業効率が上がります。

そして、見えないようにすると、視界もすっきり。

 

 

ファイルボックス3つぶんのスペースが空きました。

オンラインストレージに保存した書類は、PCからでもiPhoneからでも、いつでも見返すことができます。

 

 

私が使っているオンラインストレージは、無料プランばかり

 

無料が好きなので、容量は制限つきです。

なので、必然的に使い分ける必要が出てきます。

こういうサービスもあるけど、30日間ログインしないと削除の可能性ありなんて、怖くて使えない…。

 

私のこと

2人の子どもの母です。

仕事は、片づけのサポートや講師業が主です。

「知ること」が好きで、自分の興味にひっかかった情報は、ストックしておきたいタイプです。

スマホはiPhoneを1台使っています。

PCはWindows使用中。

写真は、スマホ撮影ばかり。ときどき3歳の娘にスマホで連写されています。

 

そんな私が使うクラウドサービス

 

iCloud

ストレージ容量5GB

これは、iPhoneからのデータがほとんどです。
何もしない状態では、もともとiPhoneに入っているアプリに登録したデータが、iCloudのストレージに保存されます。

なので、私はこの設定を自分で変えています。

「設定」から操作できます。

iPhoneにしかないアプリはiCloudで。

Googleフォトを使い始めたときに、写真はオフに設定しました。

このカレンダーは使ってないからこれもiCloudオフにします。

スクロールしていきます。

 

自分でダウンロードしたアプリでも、「書類とデータ」があるものだと自動的にiCloudに保存してくれます。

なので、これもオフにしたりして。

 

iCloudは、他のオンラインストレージサービスと比較すると有料プランが安いようです。

Evernote

月間アップロード制限60MB

ストレージ容量 無制限

Evernoteアプリも、スマホにダウンロードして使っています。

Evernoteは使い心地が独特なので、好みがわかれますね。

 

無料のベーシックプランだと、毎月アップロードできるデータ容量が制限されています。

ひと月60MB、けっこう少ないです。

ベーシックプランで、写真の保管・保存をするには向いていません。

ただ、ストレージは無制限なので、月間アップロード容量の60MB以下で使用できるなら、とても便利に使えます。

私はプライベートのおたより管理のほか、仕事の打ち合わせのファイル共有にも使います。

気になったWEBページは、WEBクリッパーでノートを作れますから、仕事で使えそうな資料もおいています。

プライベートとビジネスとアカウントを分けて管理したかったのですが、スマホアプリからアカウントを切り替えると、ワークチャットに支障があったので、昔のアカウントは削除しました。

Googleアカウントがあれば、サインインがかんたんにできます。

 

また、Evernoteは個人で使用するほか、企業でも使えるビジネスプランもあります。

その導入に向けた勉強会も各地で開催されており、ここで基本操作も知ることができます。

導入しているオフィスのうち、大病院の医局で活用している事例もあり、興味を持ちました。

 

GoogleDrive

ストレージ容量15GB

これがいちばん気に入っています。

なぜなら、アカウント1つにつき15GBも使用できるのですから!

私は、

  • 写真用
  • ビジネス用

2つのアカウントを持っています。

アカウントは1つにしたかったのですが、それに失敗しました…。

 

アカウントの切り替えは、たまに変なことになりますが、まずまず大丈夫です。

 

Googleフォト、Googleドキュメントのほか、各種ビジネス書類をPDF化して保存しています。

*便利ですが注意したいところ
”本サービスで表示されるコンテンツの一部は、Google の所有物ではありません。こうしたコンテンツについては、そのコンテンツを提供する当事者が単独で責任を負います。Google は、コンテンツが違法か否か、または Google のポリシーに違反しているか否かを判断するために、コンテンツをレビューすることができます。さらに、Google は、そのポリシーまたは法律に違反していると合理的に判断したコンテンツを削除したり、その表示を拒否することができます。ただし、このことは、Google がコンテンツをレビューしていることを必ずしも意味するものではありません。Google がコンテンツをレビューしていると想定しないでください。”
”本サービスにユーザーがコンテンツをアップロード、提供、保存、送信、または受信すると、ユーザーは Google(および Google と協働する第三者)に対して、そのコンテンツについて、使用、ホスト、保存、複製、変更、派生物の作成(たとえば、Google が行う翻訳、変換、または、ユーザーのコンテンツが本サービスにおいてよりよく機能するような変更により生じる派生物などの作成)、(公衆)送信、出版、公演、上映、(公開)表示、および配布を行うための全世界的なライセンスを付与することになります。このライセンスでユーザーが付与する権利は、本サービスの運営、プロモーション、改善、および、新しいサービスの開発に目的が限定されます。このライセンスは、ユーザーが本サービス(たとえば、ユーザーが Google マップに追加したビジネス リスティング)の利用を停止した場合でも、有効に存続するものとします。”GoogleDrive利用規約より抜粋

 

Dropbox

ストレージ容量2GB

iPhone向けのアプリがあり、それを使っています。

Dropboxのいいところは、iPhoneからのエクスポートがかんたんなところ!

 

GoogleDriveだと、エクスポートのメニューに出てこないこともあります。


その点Dropboxはたいがい出現するので、便利です。

なので、あらかじめ作ったフォルダに保存するのも簡単です。

 

Dropboxのファイルをエクスポートするのもかんたんです。

 

DropboxもiCloudやGoogleフォトのように、撮影画像を自動保存できる機能があります。

 

DropBoxPaperというサービスも発見しました。

EvernoteやOneNoteみたいですね。

 

EvernoteやGoogleDriveに比べると、Dropboxは操作画面がすっきりしているので、扱いやすいかもしれません。

 

私の周りでは、上記2つより使っている人が多い印象です。

 

 

 

 

 

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読んでくださってありがとうございます。

 

オフィスオーガナイザー®/看護師

竹本ひろこ

@大阪府堺市

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